Back to basics

agendaGisteren heb ik een papieren (je leest het goed) agenda besteld. Ik heb de afgelopen jaren diverse apps geprobeerd om afspraken, reminders, taken en notities vast te leggen en te sorteren, maar nooit slaagde ik erin overzicht te krijgen. In loondienst was Outlook handig en overzichtelijk voor mijzelf en mijn collega’s. Nu niet meer. Als zelfstandige hoef ik mijn agenda niet meer te delen en wat ik plan, plan ik zelf. Ik heb bovendien niet meer de gewoonte om de dag te beginnen met Outlook. Een geschikt alternatief heb ik echter nog niet gevonden. Totdat ik gisteren bedacht dat het tijd is om terug te gaan naar de basis: de papieren agenda.

Onbeperkte functionaliteit?

Je zou verwachten dat er inmiddels tools op de markt zijn die de functionaliteit bieden die ik nodig heb. Probleem is dat ik niet precies weet wát ik nodig heb. Ik wou de apps het werk laten doen, dus hoe meer functionaliteit, hoe beter. Het leek me bovendien handig om alles bij elkaar te hebben en op elk moment beschikbaar via de Iphone. En dus eindigde ik met tools die over zoveel functionaliteit beschikken dat je een dag bezig bent met inrichten. Daarna moest ik de nodige moeite doen om de app ook daadwerkelijk te gebruiken en overzichtelijk te houden. Dat vergde zoveel discipline dat ik er nooit in geslaagd ben er een echte gewoonte van te maken. Zeker omdat ik altijd een schaduwsysteem van losse notities en reminders achter de hand hield.

Ik ga dus weer terug naar de basis. Ik start, net als vroeger, na de zomervakantie met een nieuwe agenda. Een agenda met op de linkerbladzijde de dagen van de week en op de rechterbladzijde notitieruimte. Dat zou genoeg moeten zijn om ook mijn schaduwadministratie overbodig te maken. Eén uitzondering maak ik voor de planning per dag. Op dagen dat ik veel tijd heb, die ik zo efficiënt mogelijk wil benutten, maak ik een blokkenplanning in een apart schrift. Die methode keek ik af van Cal Newport. Ik verdeel de uren van mijn dag in blokken en wijs activiteiten toe aan de verschillende blokken. Wanneer de planning in de war dreigt te raken, plan ik de rest van de dag opnieuw. Zo krijg ik een beter beeld van wat ik doe en hoeveel tijd het kost. Bij Newport ziet dat er zo uit:

blokplanning

Scherm vs. papier

En dan is er nog een ander punt ten aanzien van scherm versus papier. Uit onderzoek is gebleken dat we informatie verschillend verwerken, wanneer we deze lezen van papier of van scherm. Bij lezen van scherm onthouden we concrete feiten, zoals jaartallen of tijdstippen, maar hebben we meer moeite om het grote plaatje te zien. Dat lukt ons beter als we de informatie op papier krijgen. Het scherm is geschikt om even snel wat op te zoeken, papier om iets goed door te laten dringen. Ik lees nog steeds het liefst van papier en vermoed ook dat ik met een papieren agenda het grote plaatje beter kan zien.

Als mijn papieren methode goed werkt, kan ik altijd nog op zoek naar een tool die daar precies bij aansluit. Ik wil eerst onderzoeken wat voor mij het beste werkt en zal er dit keer alleen als het nodig is een app bij zoeken. Want elk extra ding op mijn telefoon is een uitnodiging om meteen mail, whatsapp en social media te checken. Als ik mijn planning online moet checken, blijft er van die hele planning niet veel over.

Site Footer

Sliding Sidebar

Social Profiles

Contact

E-mail
melanie@melanielemmen.com