Ik zag een erg grappige TED talk over een pijnlijk herkenbaar onderwerp: procrastination oftewel uitstelgedrag. Blogger Tim Urban vertelt in het filmpje met de titel ‘Inside the mind of a master procrastinator’ over de mechanismes die uitstelgedrag veroorzaken. In zijn hoofd (en in dat van iedere uitsteller) zit de ‘Rational Decision Maker’ achter het stuur. Maar naast hem zit een ‘Instant Gratification Monkey’ die deze rationele beslisser van zijn werk houdt. De aap is erop gericht om alles zo leuk en makkelijk mogelijk te maken. Zodra de aap het stuur overneemt, houdt de uitsteller zich met van alles bezig, behalve met dat wat moet gebeuren. Pas als een deadline te dichtbij komt of de kans op andere ellende te groot wordt, verschijnt het ‘Panic Monster’. Dát is het moment dat de uitsteller opeens over de focus en daadkracht beschikt om zijn werk af te maken.

Ik vermoed dat in ieders hoofd een Instant Gratification Monkey huist, maar hoe kun je hem temmen?

1. Door urgentie te creëren zodat het Panic Monster eerder verschijnt.
   Belangrijke doelen die ergens ver in de toekomst liggen zijn makkelijk op de lange baan te schuiven. Ze zijn vaak groot en onoverzichtelijk en er liggen zeeën van tijd tussen nu en ooit. De enige manier om stappen te zetten richting toekomst, is het grote doel op te delen in mijlpalen of korte termijn doelen. Urgentie creëer je vervolgens door andere mensen te betrekken bij je korte termijn doelen. Als je het gevoel hebt dat je verantwoording moet afleggen, of als anderen afhankelijk zijn van je voortgang, zorgt het Panic Monster dat je aan het werk gaat.
2. Door triggers te herkennen en je Instant Gratification Monkey om de tuin te leiden.
   Nog beter is het om te begrijpen waardoor je Rational Decision Maker het opgeeft en de aap het overneemt. Op welk moment gebeurt dat en welke behoefte probeert de aap te bevredigen? Stel dat je voor een nieuw project staat, maar nog weinig concrete ideeën hebt. Het is allemaal vaag en je mist structuur. Je aap vindt het lastig om iets nieuws op te starten en houdt zich liever bezig met dingen die hij kent. De onduidelijkheid van een nieuw project is de trigger om eerst een paar concrete dingen te doen, zoals je mail lezen, LinkedIn bijwerken en het intranet checken. Voor je het weet is de halve ochtend voorbij. Je kunt de aap echter om de tuin leiden, door vóór het echt moeilijk wordt al toe te geven aan zijn behoefte. Stel dat je na ongeveer drie kwartier onrustig wordt, dan plan je na 35 minuten een ontspanningsmoment in. Je gaat iets doen wat de aap leuk vindt, maar laat de rationele beslisser de timer zetten.

Het is frustrerend, van die dagen dat er niks uit je handen komt, alle goede voornemens ten spijt. Troost je met de gedachte dat iedereen daar last van heeft. Gelukkig kun je de aap in je hoofd, wanneer je hem beter leert kennen, wel een beetje temmen.